2024年6月授位研究生：

 根据学校通知，本学期授学位研究生学位档案整理工作将分为两部分进行，请严格按要求认真整理。归档材料请于6月20日上午到新动物中心207室耿老师处领取，按要求整理后于6月27日17：00前交回研究生办公室。特别提醒：请根据个人需求于离校前自行至成绩单打印终端进行打印留存备用，一旦研究生管理系统设置为离校状态将无法实现自助打印，后果自负。

一、登陆并完成《研究生管理系统》中有关信息录入。

1、登陆《研究生管理系统》（http://www.gradms.sdu.edu.cn/login）选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单，进入卷内目录填写界面。

填写数据要求如下： （形成时间为当时填写此材料的时间）

例如：

（1） 页面中显示灰色部分为系统自动生成，学生不能更改；

（2） 形成时间格式为YYYY,MM；

（3） 份数、页数为数字格式；份数为同一种类型的材料有几份(单面为1页双面如果都有内容为2页)；页数是指同一种类型的材料一共有多少页，如论文答辩表决票5份，每份1页，那么份数填5 ，页数填5 （即1×5）；毕业学位论文页数填写论文总页数；信息填写完毕后，点击提交按钮。

表决票的粘贴方法如图：左对齐粘在一张A4白纸上,阶梯排列露出红章。每张表决票右下角标流水号。

二、打印学位档案卷内目录、整理档案

选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单，点击“打印”按钮，打印卷内目录。然后，根据打印出的卷内目录进行学位档案纸质实体的整理工作。

1. 本次上交材料数量要求：

（1）归档文件材料1份，归档学位论文1份（线装本，论文另附不用装订在卷中）， 论文侧面下方“山东大学”下面用碳素笔写上自己的名字。按照一份材料+1本论文的顺序排好；

（2）统招博士、硕士毕业生个人正面免冠彩色照片一张（博士2寸\硕士1寸） 照片反面用铅笔写学号姓名；

（3）博士生论文答辩照片三张，放入独立信封。

2、文件材料的整理与立卷

原则：归档学位文件材料要做到齐全、完整、准确、系统。

具体整理与立卷步骤如下：

（一） 打印卷内目录：在自己的系统中打印。

（二）文件组卷：博士、硕士学位材料按人组卷，一人一卷。一般每卷不超过 200 页；

（三）排序：博士、硕士研究生学位材料按照各自相应“卷内目录”的文件序号循序进行排列；

（四）编码：按序排好后在材料每一文字页（有字页）的非装订线一侧下角，用铅笔顺次编写流水号（ 1、2、… ）直到最后一页，空白纸不标号，表决票每张标号,白纸不标，学位论文封面右下角接学位档案末页进行编号。 编号完成与卷内目录核对页号是否一致（页号为此材料的起始号，系统自动生成，如果不一致则说明系统中自己页数填写错误或自己编号错误，请修改更正。）

（五）填写卷内备考表：学院统一发放按顺序附最后一页即可,不用编号.时间填写2024.6.30

（六）填写卷皮：学院统一发放

案卷题名：山东大学 2021-2022 学年毕业 ｘｘｘ（学生姓名） 博士（硕士）学位申请书、学位论文等。

归档单位：高等医学研究院

起止时间：卷内文件最早时间 - 卷内文件最晚时间 如： 2021.09-2024.05

页号： 以卷内目录中截止页号为准

装订：除学位论文外，其它材料按规范要求装订成册（卷内目录+材料+备考表）。方法是三孔一线，装订前应去掉文件材料上的金属钉（整个卷不允许有任何金属装订物）。三孔一线方法如图：

将线两头分别穿入中间形成的线孔中拉紧系死扣即可

3、文件材料的规格与质量

（一） 凡归档的学位文件材料均应是原件。研究生学位论文打印原稿，必须是研究生及其导师亲笔签名的正本。

（二） 归档文件材料应字迹清晰，书写工整，用笔符合档案要求，即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者，必须予以纠正。

（三） 归档文件材料应统一规格。

（四）归档学位论文必须是线装本，扉页内容需手写。（论文另附不用装订在卷中） 论文侧面下方“山东大学”下面用碳素笔写上自己的名字

（五）照片归档具体规格如下：

（1）博士、硕士毕业生个人正面免冠彩色照片一张（博士2寸\硕士1寸）

（2）博士生论文答辩照片三张，包括导师与学生合照、学生与全体答辩委员合照、学生本人答辩正面照。 （每张照片背面用圆珠笔标明ⅹⅹⅹ与导师，ⅹⅹⅹ正在答辩，ⅹⅹⅹ与答辩委员），每人装一个信封，信封上写学生学号、类型与姓名）。

4.需要检查的内容（见下表）

提交时间及方式：

档案整理好后，各研究生于2024年6月27日11:00前交新动物中心207室

特别提示:

1、学位档案中一式两份的材料只放一份（如学位审批书、成绩单．）

2、学位论文务必要有本人及导师的签名。

3、请检查各自学位审批书（申请书）最后一页“学位证书编号”一栏是否填写及毕业审批表中“毕业证书编号”一栏是否填写，相关证书编号可在自己的研究生管理系统中查询。所有盖章签名处有无缺漏，时间是否填写完整。

高等医学研究院

2024年6月19日